Secretário executivo
Gerencia a agenda, comunicação e organização de executivos.
O Índice de IAtização de secretário executivo é 70 em 100: 72 de 103 atividades do recorte foram classificadas como trabalho que a IA pode executar sozinha ou junto com uma pessoa. Não representa percentual do tempo, adoção no Brasil nem chance de demissão.
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Índice de IAtização: parcela das atividades do recorte em que a IA pode atuar sozinha ou junto com uma pessoa. Classificação atividade a atividade sobre o recorte da CBO. O uso observado aparece separadamente porque mostra onde a IA já entrou na prática.
Ver metodologia →Mapa da IAtização
Mapeamento das principais atividades
Como ler este mapa
O mapa reúne as atividades publicadas na CBO pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Abra uma atividade para ver por que ela entrou em cada grupo. Marque “eu executo” nas que fazem parte do seu dia a dia; a leitura do perfil recalcula a partir dessa seleção.
- Automação: delegue e audite (sistemas executam; você confere).
- Iatização: IA na rotina, você no comando e na decisão.
- Humana: o núcleo do trabalho permanece com a pessoa.
- Traçado sob o grau: linha tracejada sob o bloco inteiro (ex.: 69/100) em todo número analisado.
- Traçado laranja: uso comprovado na sessão ( AEI ) na própria atividade CBO ou na task O*NET ligada. Não reclassifica o grupo da linha; só marca o grau.
Marque abaixo as atividades que você executa no dia a dia e a leitura recalcula para o seu perfil.
Você faz 0 das 103 atividades · exposição do seu perfil: –
Automação delegue e audite (33)
Datilografar documentos de 100
Digitação mecânica de conteúdo já definido; erro óbvio na revisão.
Digitar documentos de 100
Digitação de texto já definido; procedimento explícito e correção trivial.
Formatar documentos de 100
Formatação visual e de estilos em editor; desvio de padrão é óbvio.
Elaborar lista de presença de 100
Lista em planilha/sistema com campos fixos e conferência simples.
Requisitar material de 100
Requisição segue formulário digital repetível ao almoxarifado.
Cadastrar documentos de 100
Cadastro repetível de campos em base ou GED, pouco julgamento.
Enviar convite ou convocação de 100
Convites por e-mail/plataforma com modelo e lista de contatos padronizados.
Transcrever textos de 100
Transcrição de áudio/texto com procedimento fixo; checagem de nomes/termos.
Anotar recados de 100
Recado registrado em texto digital; conteúdo ditado, pouca decisão.
Controlar cronogramas de 100
Controle de cronograma em ferramentas; atualização e alertas com exceções.
Controlar prazos de 100
Monitorar vencimentos e alertar; regras claras, priorização pontual.
Elaborar base de dados de 100
Montagem de bases (contatos, controles) em sistemas; estrutura com exceções.
Elaborar convites e convocações de 100
Convites/convocações em modelos fixos; dados de data, local e lista.
Encaminhar ligações telefônicas de 100
Transferência telefônica é regra de ramal; erro é imediato e corrigível.
Fazer check-list de 100
Usa modelo e itens recorrentes, com ajustes por contexto; falhas costumam aparecer na revisão e podem ser corrigidas sem grande retrabalho.
Formular pedidos de compra de 100
Pedido de compra em ERP com campos e aprovações codificados.
Monitorar horários de entrada e saída de 100
Ponto eletrônico gera registros digitais comparáveis automaticamente.
Elaborar planilhas e gráficos de 100
Planilhas/gráficos a partir de dados; fórmula errada pode passar despercebida.
Manter atualizado o banco de dados de 100
CRUD em planilha ou CRM; campos padronizados com validação automática.
Reservar sala/local de 100
Reserva em agenda ou sistema de salas com confirmação automática.
Tomar ditados de 100
Áudio vira texto com formato previsível; revisão confronta o original facilmente.
Registrar correspondência de 100
Registro de entrada/saída em livro ou sistema; lançamento mecânico.
Confeccionar clippings de 100
Clipping digital: busca e seleção de menções conforme critérios do executivo.
Confirmar presença de 100
RSVP por mensagem ou formulário; recusas e remarcações pedem tratativa pontual.
Marcar compromissos de 100
Marcação por canal digital segue roteiro; contraparte costuma aceitar assistente/sistema.
Cancelar compromissos de 100
Cancelamento é operação padronizada em calendário e avisos; baixa ambiguidade contextual.
Cotar preços de 100
Cotações por e-mail/portais com tabela comparável de preços.
Elaborar ficha de avaliação de 100
Ficha de avaliação segue modelo; critérios e textos pedem julgamento pontual.
Pesquisar informações e dados de 100
Pesquisa sob demanda do executivo; fontes e relevância variam por pedido.
Providenciar passagens, hospedagem e transporte local de 100
Reservas em OTAs/sistemas com fluxo padronizado; validação de datas ainda crítica.
Transmitir recados de 100
Repasse por canal digital; escolher urgência e destinatário evita ruído e atraso.
Atualizar arquivos de 100
Atualização de metadados e pastas em sistema de gestão documental.
Encaminhar certificados de 100
(PDF/e-mail) segue rotina de envio; reenvio corrige falha.
Iatização a IA assume a rotina; você revisa, decide e responde (39)
Acompanhar contratos e garantias de 100
Prazos e cláusulas ficam em contratos digitais com alertas e planilhas.
Elaborar relatórios de 100
Relatório para executivo sintetiza fatos heterogêneos com enquadramento.
Fazer ligações telefônicas de 100
Discagem e script previsíveis; negociar disponibilidade ou tom ainda pede critério.
Preparar apresentações de 100
Slides para executivo: mensagem, hierarquia e público mudam a cada caso.
Redigir documentos de 100
O texto pode ser apoiado por IA, mas tom, intenção e responsabilização do emissor pedem validação humana.
Elaborar atas de 100
Ata formaliza deliberações; omissão relevante e presença/gravação variam.
Ler documentos de 100
Há rotina de leitura e classificação, mas trechos sensíveis e contexto do assunto pedem interpretação e exceções frequentes.
Classificar documentos de 100
Classificação por plano de arquivo e tipo, com exceções pontuais.
Atender ligações telefônicas de 100
Voz digital; roteiros de atendimento com exceções de tom e urgência.
Definir horários de 100
Encaixe de slots digitais com restrições de preferência, hierarquia e terceiros.
Elaborar prestação de contas de 100
Prestação de contas agrega números e regras; erro financeiro custa e atrasa.
Estabelecer cronograma de atividades de 100
Cronograma em ferramenta com dependências conhecidas e revisão visual.
Programar as atividades da equipe de 100
Programação semanal em calendário/planilha com rotinas de alocação.
Reproduzir documentos de 100
Cópia/impressão/reprodução segue procedimento; erro é visível e barato de refazer.
Cobrar relatórios de 100
Cobrança de entregáveis com regra de prazo; ainda sensível ao emissor humano.
Administrar agenda do(s) executivo(s) de 100
Agenda digital com conflitos, preferências do executivo e exceções políticas constantes.
Administrar pendências de 100
Lista de abertos em sistemas; decidir o que cobrar e quando escalar varia por caso.
Divulgar informações de 100
O quê, a quem e quando divulgar exige contexto; vazamento indevido custa caro.
Protocolar correspondência de 100
Protocolo numera e carimba/registra no sistema com passo a passo fixo.
Anotar informações de 100
Anotação em reunião ou remoto; filtrar o relevante e meio físico/digital.
Solicitar verbas de 100
Pedido de verba passa por aprovação humana e política interna de orçamento.
Direcionar informações de 100
Roteamento de informação sensível: destinatário errado ou vazamento tem custo alto.
Acompanhar processos de 100
Seguir processos internos/externos exige status, cobrança e julgamento de bloqueios.
Atender pedidos e solicitações de 100
Pedidos heterogêneos por canal; muitos exigem interpretação e encaminhamento caso a caso.
Cobrar ações de 100
Cobrança de ações exige tom, timing e autoridade relacional junto a pares.
Cobrar respostas de 100
Follow-up por resposta depende de relação e pressão calibrada no interlocutor.
Fornecer informações de 100
Informação errada ou sigilosa pode circular antes da revisão; a detecção nem sempre é imediata e a correção pode ter custo relevante.
Filtrar ligações telefônicas de 100
Filtro de chamadas usa critérios do executivo; errar contato sensível tem custo.
Levantar necessidades de material de 100
Sistemas ajudam a levantar consumo e estoque, mas confirmação de faltas e contexto de uso pode exigir presença parcial.
Priorizar compromissos e ligações telefônicas de 100
Gatekeeping de agenda e telefone depende de contexto político e risco de filtrar o crítico.
Estabelecer atribuições da equipe de 100
Distribuir tarefas considera perfil e carga; equipe responde ao gestor.
Administrar arquivos de 100
Mistura política de retenção, empréstimo físico e permissões digitais.
Determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem) de 100
Escolha de suporte segue norma interna, hoje sobretudo digital.
Encaminhar documentos de 100
O encaminhamento pode ser automatizado, mas sigilo, destinatário correto e exceções costumam exigir supervisão humana.
Identificar a natureza do documento de 100
Natureza jurídica/administrativa exige leitura contextual do documento.
Identificar o assunto de 100
Assunto de peça física ou digital costuma ser ambíguo fora do índice.
Comprar material, equipamento e mobiliário de 100
Pedido e cotação digitais, mas escolha e recebimento de bens físicos.
Providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio de 100
Mistura cotação digital com entrega física de equipamento no local do evento.
Triar correspondência de 100
A triagem aceita apoio automático, mas urgência, sigilo e destino correto ainda pedem revisão humana.
Ainda depende de pessoa juízo, vínculo ou responsabilidade no centro (31)
Ordenar documentos de 100
Ordenação alfabética/cronológica explícita; físico ainda exige manuseio.
Transmitir fax de 100
Documento pode ser digital, mas transmissão passa por aparelho/fila física no escritório.
Arquivar correspondência de 100
Arquivar cartas e malotes exige deslocamento e gavetas físicas.
Encaminhar pessoas de 100
Encaminhamento no prédio combina mapa mental e contato humano no corredor.
Enviar correspondência de 100
O envio pode ser automatizado, porém canal, destinatário e conteúdo correto costumam exigir conferência humana.
Dar suporte em reuniões de 100
Suporte mistura material digital, logística da sala e intervenções pontuais na reunião.
Escolher cardápio de 100
A escolha pode ser feita remotamente, mas preferências, restrições e validação do contexto às vezes pedem presença parcial.
Pesquisar local de 100
A pesquisa usa fontes digitais, mas pode depender de visita física; resultados automáticos ajudam, porém a decisão final pede supervisão humana.
Secretariar reuniões de 100
Ata e apoio misturam presença na sala, captura de decisões e sensibilidade confessional.
Contratar serviços de terceiros de 100
Cotação e negociação podem ser remotas, mas definição de escopo e alinhamento com a execução às vezes pedem presença parcial.
Orientar pessoas de 100
Orientação presencial com exceções de local; roteiros fixos não cobrem todos os casos.
Receber correspondência de 100
O recebimento pode usar sistemas e caixas digitais, mas protocolo, sigilo e custódia normalmente ficam sob supervisão humana.
Capacitar equipe de 100
Treinamento é interação presencial e confiança, não só conteúdo.
Colher assinatura de 100
Fluxo misto papel/assinatura digital; priorizar e perseguir signatário gera exceções.
Monitorar o trabalho da equipe de 100
Acompanhar desempenho mistura indicadores com leitura humana de contexto.
Providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos) de 100
Formulários online, mas regras de visto/passaporte variam e erro impede viagem.
Consultar profissionais de outras áreas de 100
Consulta a especialistas é interação humana de confiança e contexto mutável.
Despachar com o(s) executivo(s) de 100
Briefing de pendências exige confiança mútua e leitura política do momento do executivo.
Assinar documentação escolar de 100
Assinatura formal de docs escolares exige autoridade humana e ato formal.
Contratar expositores e palestrantes de 100
Contratação errada tende a ser percebida tarde, após negociação ou entrega, e a correção costuma ser cara e limitada.
Avaliar a equipe de 100
Avaliação de desempenho afeta carreira e exige julgamento contextual constante.
Selecionar pessoal de 100
Triagem de currículos exige julgamento de fit e impacto de má escolha é alto.
Acompanhar executivo(s) em evento(s) e viagens de 100
Acompanhamento presencial em viagem/evento; a presença e o vínculo são a tarefa.
Adaptar espaço para armazenagem de 100
Pode haver apoio técnico, mas rearranjo físico do espaço e responsabilidade por segurança costumam exigir supervisão humana direta.
Autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros de 100
Autorização de acesso no local; erro de segurança é grave e exige critério presencial.
Conferir material de 100
A conferência pode usar apoio digital, mas a aceitação costuma depender de responsável humano para validar itens físicos e divergências.
Controlar malote de 100
Malote é objeto físico; extravio só aparece tarde e exige manuseio/local.
Dar suporte durante o evento de 100
Presença no evento para imprevistos; convidados esperam interlocutor humano.
Preparar sala/local de 100
Arranjo físico de cadeiras, AV e sinalização exige presença no local.
Prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados de 100
Protocolo VIP/autoridade: cada caso é relacional, diplomático e presencial.
Recepcionar pessoas de 100
Recepção física na portaria; a tarefa é acolher pessoa presencialmente.
Dados oficiais do Brasil
Salário e demanda no mercado formal.
É o valor do meio: metade ganha menos, metade ganha mais. Não é o salário de quem começa.
Isso é o vai e vem de vagas, não o total de empregos. Ranking de demanda →
Limitações: RAIS e CAGED cobrem o mercado formal com carteira assinada. Autônomos, sócios e informalidade não entram nestes números.
Projeção 10 anos
Para onde a carreira pode ir.
Três cenários de horizonte longo para comparar caminhos possíveis.
CENÁRIO BASE
Transformação do papel para suporte estratégico ao executivo (chief of staff). Bilíngues e poliglotas mantêm valor. Tarefas operacionais cada vez mais automatizadas, foco em gestão de stakeholders e projetos.
Cenários editoriais construídos sobre o ponto de partida formal (R$ 2.953, RAIS 2023). Índice de IAtização por atividades: 70.
Competências
O que faz um bom profissional, além das tarefas.
- 01Gestão de agenda e priorização executiva
- 02Domínio fluente de inglês (e segundo idioma de preferência)
- 03Pacote Office avançado
- 04Organização de viagens corporativas e despesas
- 05Redação executiva e protocolos de cerimonial
- 01Discrição e confidencialidade
- 02Proatividade e antecipação de necessidades
- 03Comunicação clara e assertiva
- 04Equilíbrio emocional sob pressão
- 05Diplomacia em relacionamento interno e externo
- 01Microsoft 365 e Google Workspace
- 02SAP Concur e ferramentas de despesas
- 03Travelport, Sabre e plataformas de TMC
- 04Slack, Teams e Zoom
- 05Calendly, Doodle e plataformas de agendamento
Atuação presencial é predominante em escritórios corporativos, com modelo híbrido em algumas empresas. Horários comerciais com extensões frequentes para acompanhamento da agenda do executivo. Comum em diretorias, escritórios de advocacia, bancos e multinacionais. Vestuário formal, ambiente discreto e exigência alta de etiqueta.
CORRESPONDÊNCIAS DERIVADAS
Ocupações relacionadas no O*NET
Compare o escopo desta ocupação brasileira com referências de trabalho dos Estados Unidos.
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Secretário de diretoria · Tecnólogo em secretariado · Assessor de diretoria · Assessor de presidência · Secretário de presidência · Secretário de gabinete · Auxiliar administrativo de diretoria · Assistente de presidência · Secretário pleno · Secretário sênior · Auxiliar administrativo de presidência · Assistente de diretoria
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Fontes e metodologia
Quatro camadas para confiar nos dados.
Dados do governo (CBO, RAIS e CAGED) dão a identidade da profissão, o salário e o movimento de vagas.
Somamos as atividades de trabalho nas faixas de automação e de ampliação por IA, dividimos pelo núcleo de trabalho (n atividades) e multiplicamos por 100. Cada atividade do núcleo pesa igual; competências pessoais e comunicação transversal ficam fora desse denominador.
AIOE, O*NET e WRTMJ apoiam a leitura quando a ponte com a CBO é publicável, mas não entram na conta do índice por atividades.
Cada número passa por checagem; quando é frágil, aparece como “dado insuficiente”.
Como ligamos a profissão brasileira aos estudos de fora ver detalhe
Correspondências por classificação
Equivalências e referências encontradas em cada classificação.
3 derivadas
- ISCO-08Correspondência derivada
Correspondência derivada via cbo94 muendler ilo isco08 chain, 1 salto (isco-08). Não é equivalência oficial CBO↔ISCO-08.
- O*NETCorrespondência derivada
Correspondência derivada via seed ambiguous, 1 salto (onet-29.0). Não é equivalência oficial CBO↔O*NET.
- SOC/BLSCorrespondência derivada
Correspondência derivada via seed ambiguous, 1 salto (soc-2018-public). Não é equivalência oficial CBO↔SOC/BLS.
Códigos correspondentes no exterior
Nesta matriz, a CBO 252305 está associada aos códigos abaixo. Mais de um código significa que as fontes sustentam múltiplos candidatos, não uma equivalência única.
- ISCO-08
4120- O*NET-SOC
43-6013.00- SOC/BLS
43-6013.00
Códigos derivados indicam uma rota reconstruível entre classificações; não são equivalências oficiais diretas da CBO.
O que estes dados não são: RAIS e CAGED só enxergam o emprego com carteira; os estudos de fora refletem outros países; “exposição” não é demissão. Catálogo de fontes →